Recomendaciones Inventario

¿Qué es el Inventario?

El Inventario es el módulo que permite crear, administrar y asignar artículos o productos que luego pueden aplicarse como consumos adicionales en el folio de una reserva.
Cada artículo cuenta con información de stock, costos y configuración operativa, lo que garantiza un control preciso de los consumos extras del huésped.

¿Por qué es importante?

El Inventario es clave para una gestión hotelera eficiente porque:

• Permite controlar el stock disponible de los productos comercializados.

• Asegura que todos los consumos adicionales queden correctamente registrados y facturados.

• Facilita la trazabilidad entre proveedores, stock, reservas y comprobantes.

• Reduce errores administrativos y pérdidas por consumos no registrados.

• Mejora el control interno y la toma de decisiones operativas y financieras.

Recomendaciones y buenas prácticas de uso

📦 Gestión de artículos

• Crear en el Inventario todos los productos con costo adicional, como minibar, room service, lavandería, amenities especiales, etc.

• Definir correctamente:

  • Nombre del producto

  • Precio de venta

  • Costo interno

  • Unidad de medida

  • Control de stock (si aplica)

🧾 Uso en reservas y folios

• Cargar siempre en el folio de la reserva todos los artículos con cargo adicional.

• Evitar registrar consumos por fuera del sistema para no perder trazabilidad.

• Emitir desde la reserva el detalle de consumos, lo que facilita la revisión por parte del huésped y del área administrativa.

• Generar el comprobante correspondiente (factura o recibo) por los consumos extras al cierre de la estadía.

📊 Control de stock

• Utilizar el Inventario como única fuente de control de stock para productos comercializados.

• Al registrar un recibo o factura de proveedor, el sistema sumará automáticamente las cantidades al stock disponible del producto correspondiente.

• Revisar periódicamente los niveles de stock para anticipar faltantes.

🏬 Depósitos y alertas de stock

• Configurar uno o más depósitos (por ejemplo: bar, cocina, housekeeping).

• Asignar a cada depósito un usuario responsable.

• Definir niveles mínimos de stock.

• El sistema enviará avisos automáticos de falta de stock a los usuarios asignados, permitiendo una reposición oportuna y evitando quiebres operativos.

Beneficios operativos

• Mayor control y orden en la gestión diaria.

• Reducción de errores en facturación.

• Mejor coordinación entre recepción, administración y áreas operativas.

• Información clara y centralizada para auditorías e informes.